Jeśli w organizacji występują procesy, które są powtarzalne oraz dają się zaprojektować w postaci algorytmu – grafu, którego wierzchołki przedstawiają konkretne zadania do wykonania, wówczas można zaimplementować aplikację do zarządzania procesami.

Za pomocą aplikacji Flow tworzymy grafy przebiegu procesu dla różnego rodzaju zdarzeń, np.: zapytania ofertowego, reklamacji, zmiany w technologii produktu itp. Administrator systemu tworzy graf podając kolejne zadania, punkty decyzyjne, relacje między zadaniami oraz definiując dokładną treść zleconych zadań:

Przykładowa definicja zadania:

Podczas wystąpienia zdarzenia [np. rejestracji reklamacji] rejestrowany jest nowy proces, który podlega przebiegowi zgodnie z zaprojektowaną ścieżką. Pracownicy wykonują zadania, które przechodzą przez kolejne stany, zaś dokładny czas otrzymania i zrealizowania zadania jest zapisywany w bazie danych.

Ścieżka pozwala na rozgałęzianie, tworzenie punktów decyzyjnych, powrót do poprzednich stanów. Zadania pozwalają na wprowadzanie zdefiniowanych informacji, dołączanie plików, podejmowanie decyzji.

Dodatkowo, system pozwala na dodawanie do procesów definiowalnych cech, które pracownicy wprowadzają na różnych etapach przebiegu procesu.

Poprawne zaimplementowanie grafu dla procesu pozwala znacząco skrócić czas obiegu typowych procesów w organizacji oraz wprowadzić porządek w ich ewidencji.